ビジネスフォンの工事日までに決めておきたい5つのポイント

オフィスの移設や新設はもちろん、オフィス内での人事異動や配置換えなど。ビジネスフォンの移設や増設が必要となる状況は様々です。当然、その為にはビジネスフォン工事を業者に依頼する必要があります。

しかし、日々の業務の中、ビジネスフォン工事をスムーズに進めるというのは思っている以上に手間の掛かるもの。正直、どこから手を付けたら良いのか分からなくなるのも仕方なのないことです。

そこで今回は、ビジネスフォンの工事日までに決めておきたい、5つのポイントについてご紹介しましょう。主に、業者との打ち合わせで話しておくポイントにもなるので、ぜひ参考にしてみてください。

1.予算

ビジネスフォン工事では、まず業者との打ち合わせが行われます。基本的に打ち合わせでは、必要な機器の選定から工事手順、工事日などが決められるものです。

まずは、「予算」を明確に!

正直なところ、業者側からすればできるだけ多くの予算を掛けたいもの。機器の数や工事日を増やし、工事の規模を大きくしたいものです。少しでも利益を得る為ということで、当たり前の考えと言えます。

反対に、利用者側からすれば、少しでも予算は少なく抑えたいもの。必要最低限の機器と工事の規模で、短い工事日で施工を終わらせられた方が助かります。工事日が長引けば、それだけ通常業務にも影響するでしょう。

ポイントとしては、最初の打ち合わせで予算を伝えるということ。

業者側としても、明確に予算が決まっていれば、その中で工事内容や工事日を設定することができます。少なくとも、必要以上に費用や工事日が増えるということはないのです。

2.レイアウト

工事日までに決めるものの中で、最も重要と言えるのが「レイアウト」。当然、打ち合わせの際には、専門スタッフと共にビジネスフォンの導入に関わるオフィス全体のレイアウト決めを話し合うこととなります。

レイアウトによっては、オフィス全体の環境が悪くなる!

「ビジネスフォン工事でレイアウト?」と思う方も少なくないものです。確かに、主装置や電話機などの配置・設定ということで考えれば、どこがレイアウトに関係するのかイメージできないと思います。

しかし、ビジネスフォン工事では、主装置と電話機を配線により接続します。つまり、各機器の数に応じて、オフィス全体に配線を張り巡らせることに。当然、配線の通し方によっては、レイアウト全体に影響を及ぼすこととなります。

レイアウトのポイントはオフィス全体のコンセプト決め!

レイアウト決めで重要となるのは「どんなオフィスにしたいのか」というコンセプトを決めるということ。この、コンセプトを明確にしておくのとしないのとでは、ビジネスフォン工事後の業務効率にも大きく差が生まれます。

3.グループ

ビジネスフォンごとの「グループ」を決めておくのも、工事日までに行う必要があります。これは、ビジネスフォンにはグループごとに使える機能があるため。例えば、以下のようなグループについてです。

  1. 個人ごと
  2. 部署ごと
  3. 代理ごと

1.個人ごと

ビジネスフォンには「内線」の機能が装備されています。内線とは、オフィス内でビジネスフォン同士なら無料通話できるというもの。個人ごとに内線番号を設定することが可能です。

2.部署ごと

「パーク保留」もビジネスフォンならではの機能の1つ。パーク保留とは、特定の番号への着信をグループ内のみで保留にしておくというもの。部署ごとに設定しておくことで、他部署の業務を妨げることなくスムーズな対応ができます。

3.代理ごと

ビジネスフォンでは「代理応答」という機能も使用することができます。代理応答とは、特定のビジネスフォンへの内線でも、グループ内であれば代理で応答できるというもの。部署や机ごとに設定しておくことで、関係ない社員が応答してしまうのを防ぐことに繋がります。

このように、工事日までにグループを決めておくことで、ビジネスフォンをより効率的に活用することができます。ただ、いきなり決めるのは難しいもの。業者と相談しながら進めていくのがおすすめです。

4.ファンクションキー

ビジネスフォンの工事日までには、「ファンクションキー」の割振りについても決めておくことをおすすめします。ファンクションキーとは、例えば以下のような機能です。

  • 外線ボタン…外線を発着信する
  • パーク保留ボタン…グループ単位で保留する
  • 代理応答ボタン…グループ内への内線を代理応答する
  • 不在転送ボタン…グループ内への内線を転送する
  • 短縮ボタン…設定済みの番号へ発信する
  • モード切り替えボタン…ビジネスフォン全体の機能切り替えする

など。

このように、ファンクションキーには、様々な機能をあらかじめ設定しておくことができます。当然、頻繁に使用する機能を設定しておくことで、業務効率UP!に。より効率的なビジネスフォンの導入に繋がります。

ちなみに、ファンクションキーは20〜30個ほど設定することができます。ただ、全てに設定してしまうと、逆に使いにくくなることも。ぜひ、工事日までに必要な機能だけを絞りこみ、業者に伝えておきましょう。

5.外線着信鳴動

「外線着信鳴動」についても、工事日までに決めておく必要があります。外線着信鳴動とはその名の通り、外線からの着信を「鳴動(音を鳴らす)」できるビジネスフォンのことです。

全て外線着信鳴動できると、かえって不便に!

「外線着信鳴動できた方が良いのでは?」と感じる方も多いと思います。ただ、全てのビジネスフォンで外線着信鳴動できる場合、発信先の相手と全く関係ない社員が電話に出ることに。当然、引き継ぎの手間も時間も掛かることになります。

どのビジネスフォンに設定すれば良いの?

ただ、どのビジネスフォンで外線着信鳴動させるのが良いのか決めるのは難しいもの。まして、100台1,000台単位での工事ともなればなおさらです。そこで、以下に外線着信鳴動させる基準をまとめました。

  • 役員席は外す
  • 各部署1台だけ
  • 業務担当者だけ
  • 電話窓口のみ

など。

業務内容や社員ごとの電話機の利用方法など、それぞれに状況は異なるもの。当然、外線着信鳴動の決め方というのも異なります。これもまた、社員や業者とよく相談しながら、工事日までに決めるようにしてください。

6.まとめ

今回は、ビジネスフォンの工事日までに決めておきたい5つのポイントについてご紹介しました。予算に始まり外線着信鳴動まで、ビジネスフォンの導入をスムーズに進める上で必要なものばかりかと思います。

ただ、忙しい日常業務の中、中々思うように決まらないことも。ポイントとしては、「社員の意見」も参考にすること。あくまでビジネスフォンを活用するのは社員たち。ぜひ、社員の使い易さを意識し、ビジネスフォンから業務効率UP!に繋げてください。

ビジネスフォンの工事マニュアル

http://thedailyblender.net/%e3%83%93%e3%82%b8%e3%83%8d%e3%82%b9%e3%83%95%e3%82%a9%e3%83%b3%e3%81%ae%e5%b7%a5%e4%ba%8b%e6%97%a5%e3%81%be%e3%81%a7%e3%81%ab%e6%b1%ba%e3%82%81%e3%81%a6%e3%81%8a%e3%81%8d%e3%81%9f%e3%81%845%e3%81%a4/

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