ビジネスフォン工事はここで決まる!打ち合わせのポイントとは

ビジネスフォン工事をご検討中のみなさま!ビジネスフォン工事の「打ち合わせ」は、十二分に行っていますでしょうか?ビジネスフォン工事の出来は、どれだけ業者との意見交換ができているのか、で決まると言っても過言ではありません。

だからこそ、ビジネスフォン工事での「打ち合わせ」は重要なのです。ただ、そう何度も経験するものではないビジネスフォン工事。打ち合わせでどのようなことを聞いたらいいのか、チェックしたらいいのか分からないと思います。

そこで今回は、ビジネスフォン工事の打ち合わせのポイントについてご紹介しましょう。チェックポイントや質問にまとめていますので、ぜひ打ち合わせ前の参考にしてみて下さい。

1.打ち合わせの必要性

「そもそも打ち合わせは必要なの?」という質問をいただくことがあります。確かに、一般家庭の電話工事であれば、電話会社に電話一本、書類を提出すればおおよそ問題ありません。

電話工事自体も、回線さえ通っているのであれば、あとは電話機と電話線を接続するだけ。設定自体も難しいものではなく、「電話工事で打ち合わせ?」と疑問を持つのも仕方ないのでしょう。

では、打ち合わせの必要性はあるの?

結論から申し上げると、「打ち合わせは必要!」と言えます。これは、ネット社会と言われる現代でさえ変わりません。その理由として、3つ挙げられます。

  1. 理由の共有
  2. 目標の共有
  3. 運用の共有

1.理由の共有

「理由を共有」すること、これが打ち合わせを行う理由として挙げられます。つまり、なぜビジネスフォンの導入、工事依頼をしようと思ったのか?どんな点に不満・不便を感じて依頼したいのかということです。

打ち合わせでは、業者側からビジネスフォン工事に関する様々な提案が出されます。業者側としても、利用者側の現状(不満・不便)を把握しておくことで、それぞれに合わせたベストな提案が出しやすくなるのです。

2.目標の共有

打ち合わせを行う上で、「目標の共有」も大切なポイントと言えます。つまり、求める回線数や電話機の台数、回線やサービスの種類など。どこまでのサービスを求めているのかということです。

打ち合わせでは、最終的にビジネスフォン工事をどのように進め。どのような結果を求めるのかを決めることとなります。業者側としても、利用者側が想像している「目標」を知ることで、それ以上の提案を出すことができるのです。

3.運用の共有

「運用の共有」についても、打ち合わせの段階から話しておくことをおすすめします。つまり、ビジネスフォンの工事後、どのようにサービスを活用し、どのような結果を求めているのかということです。

あくまでビジネスフォンは業務効率UPの為のもの。どのように運用していきたいのかが重要と言えます。打ち合わせの段階から話し合うことで、双方のイメージを共有。より満足度の高い工事結果に繋がるのです。

打ち合わせを十分に行わなかった場合、業者側と利用者側で認識に差が出る可能性があります。当然、その状態で工事を進めても、「こんなはずではなかった」と後悔する結果が待っているだけです。

十二分に打ち合わせを行うことで、より良いビジネスフォン工事の結果を得ることができるのです。

2.打ち合わせでのチェックポイント

ビジネスフォン工事において、打ち合わせの必要性についてはご理解いただけたと思います。では、実際に打ち合わせを行う上で、ぜひチェックしたいポイントをまとめました。

  1. 工事内容の説明
  2. 追加費用の説明
  3. 保証内容の説明

1.工事内容の説明

ビジネスフォン工事の打ち合わせでは、「具体的にどのような工事を行い」「どのような結果が得られるのか」を細かく決めていくこととなります。当然、具体的な話は業者側が行うもの。利用者側は気になる点を細かく質問するものです。

「工事内容の説明」が十分に行われたかは、打ち合わせでは重要です。中には十分な工事内容の説明も業者も。これでは、求める成果が得られないことに。仮に、説明が不十分であるのなら、別業者への変更を検討した方がいいでしょう。

2.追加費用の説明

ビジネスフォンに限らないことですが、工事というのは内容が不透明になりやすいもの。打ち合わせ時点では100万円だったものが、工事後には120万円や150万円にまで膨れ上がっていることは珍しくありません。

打ち合わせでは、「追加費用の説明」が行われるかもチェックポイントの1つ。大切なお金の問題を曖昧にする業者は「真摯」とは言えません。追加費用の可能性について、きちんと説明できる業者を選ぶことをおすすめします。

3.保証内容の説明

ビジネスフォンの工事というのは、サービスを利用するための段階の1つでしかありません。つまり、正常にサービスを利用できない状態では、正しく工事が行われたとは言えないのです。

「保証内容の説明」について、打ち合わせで行われるかも確認したいところ。一般的に、保証内容が手厚い業者ほど、自社のサービスに自信がある証拠です。より安心して、工事を任せることができると言えます。

ビジネスフォン工事の打ち合わせは初めて、という方も少なくないと思います。初めてでは、ついつい業者側のペースに巻き込まれることも。ぜひ、上記のチェックポイントを参考に、信頼できる業者と契約してください。

3.聞いておきたい3つの質問

ビジネスフォン工事を依頼するということは、すでに利用を開始したい期限があることと思います。例えば、4月のお店オープンに向けて、1月のオフィス移転に合わせてなど。期限までにサービスを利用できなければ、業務に支障が出てしまいます。

しかし、ただ打ち合わせを進めていたのでは、業者側のペースで工事が進められてしまうことも。結果的に、予定されていた工期よりも遅れることも考えられます。そこで、ぜひ打ち合わせで聞いておきたい3つの質問をご紹介しましょう。

  1. 見積書は今日明日中に頂けますか?
  2. 他業者さんが工事に関わりますか?
  3. 工期が延びる場合の対応はどうなりますか?

1.見積書は今日明日中に頂けますか?

見積書の提出が早い業者というのは、基本的にその他の対応も迅速な場合が多いと言えます。もちろん、細かな内容を話していない段階であれば、大まかな見積書で十分です。

反対に、見積書の提出に何日も掛かる業者は、多くの仕事を抱えている、または対応自体が遅いことが考えられます。求める期限に間に合わない可能性もあるので、より対応の早い業者を探した方がいいでしょう。

2.他業者さんが工事に関わりますか?

業者の中には、会社の規模により自社のみでおおよその工事が完了する場合。反対に、複数の業者と連携しながら工事を進めている場合があります。もちろん、どちらが「良い」「悪い」ということではありません。

ただ、期限を考えるのであれば、自社のみで工事できる業者の方がおすすめです。これは、複数の業者が工事に関わることで、その中の1社でも対応が遅いと全体的に遅れが発生しやすい為と言えます。

3.工期が延びる場合の対応はどうなりますか?

一般家庭向けの電話工事であれば、1日2日の遅れはそれほど問題ないかもしれません。しかし、ビジネスとして考えるのであれば、1日2日の遅れでさえ損失に。まして1週間1ヶ月の遅れとなれば莫大な不利益に繋がるリスクがあります。

当然、業者側もビジネスフォンの重要性については理解しているはず。場合により、「損害賠償請求」に繋がることも。万が一の事態を考えるのであれば、あらかじめ業者側の対応について質問しておくことをおすすめします。

上記の質問は、打ち合わせ中には中々できないことかもしれません。しかし、どの質問も円滑にビジネスフォン工事を進める上で重要なものと言えます。ぜひ、上記の質問を参考に、安心してビジネスフォン工事に臨んで下さい。

4.まとめ

今回は、ビジネスフォン工事における打ち合わせについてお話を進めてきました。打ち合わせの重要性からチェックポイント、忘れずしたい質問まで。ぜひ、実際の打ち合わせに活用して頂けたらと思います。

しかし、打ち合わせで最も重要なことは「納得できているか」ということ。仮に、打ち合わせ後に「モヤモヤ」しているのであれば、満足いく説明やサービスが提示されなかった証拠と言えます。

打ち合わせの目的は、業者側と利用者側、両者の「イメージ」を共有するということ。その為には、業者側が十分に説明し、利用者側が必要なだけ質問する場である必要があります。

ぜひ、満足いくまで打ち合わせを行い、みなさまの求めるビジネスフォンの導入を進めていきましょう。

ビジネスフォンの工事マニュアル

http://thedailyblender.net/%e3%83%93%e3%82%b8%e3%83%8d%e3%82%b9%e3%83%95%e3%82%a9%e3%83%b3%e5%b7%a5%e4%ba%8b%e3%81%af%e3%81%93%e3%81%93%e3%81%a7%e6%b1%ba%e3%81%be%e3%82%8b%ef%bc%81%e6%89%93%e3%81%a1%e5%90%88%e3%82%8f%e3%81%9b/

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