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ビジネスフォン工事はここに注意!早めに依頼した方がいいわけとは?

事業の規模が小さな段階であれば、一般家庭用の電話機で十分だと言えます。しかし、徐々に事業拡大するにつれ、オフィスも広く従業員も増えるもの。当然、家庭用では対処しきれなくなるものです。

そこで登場するのが業務用の電話機、いわゆる「ビジネスフォン」。限られた回線を複数の電話機で活用できるとあってか、ある程度の規模の事業には欠かせない通信手段です。

ただ、家庭用と違いビジネスフォンの工事には、様々な注意点が存在しています。そこで今回は、そんなビジネスフォン工事の注意点についてご紹介しましょう。ぜひ、ビジネスフォン導入の際の参考にしてみてください。

1.ビジネスフォンとは

そもそも、ビジネスフォンとはどのような電話機を指すのでしょうか?実は、ビジネスフォンは「主装置」と呼ばれる電話回線の変換器と、「ビジネスフォン」と呼ばれる専用の電話機を組み合わせたサービスのことです。

一般的に、家庭用の電話機は1回線に対して1台の組み合わせ。つまり、10回線契約すれば、10台分の電話機を導入する必要があります。正直、企業の規模で同じことを行うと、莫大な負担に繋がります。

反対に、ビジネスフォンでは複数回線をそれ以上に多い台数で共有することができます。例えば、5回線の契約に対して10台分の電話機を運用するなどです。

どうして複数の回線を運用できるの?

これは、主装置が電話会社の「中継機」の役割をし、空いている電話機に通信を割り振ることができる為です。同時に、同一の主装置に接続されている電話機間であれば、「内線」として無料通話ができるのもビジネスフォンならではと言えます。

このように、ビジネスフォンには家庭用にはない様々な機能があります。上述した内線の他にも、転送や一斉呼び出し、三者通話など。どれも業務効率UP!に繋がる便利なものばかりです。

2.工事は2箇所で!

企業として多くの電話機を運用する上で、ビジネスフォンは欠かせないものといえます。しかし、ビジネスフォンは家庭用電話機のように、「電話線」を繋げば使えるというものではありません。

では、どのような工事が行われるのでしょうか?

実は、ビジネスフォンの電話工事には、主に2種類の作業が必要となります。以下に、各工事の作業内容についてまとめてみました。

  1. 開通工事
  2. 設置工事

1.開通工事

開通工事とは、電話回線を使えるように設定する為の工事。つまり、契約した電話番号を有効にする為の作業になります。これは、家庭用の電話機でも同様に行われることです。

ちなみに、この開通工事は電話局内で行われます。当然、契約者側がその工事に立ち会う必要も何か手伝う必要もありません。利用者側として、それほど注意する必要のない工事と言えます。

2.設置工事

設置工事とは、実際に主装置や電話機など、必要な設備を設置・設定する為の工事。基本的に、建物内にはあらかじめ電話線が通されています。あとは、主装置や電話機を設置するだけなのです。

ちなみに、この設置工事は「工事担任者」と呼ばれる国家資格を持った方でなければ行えません。これが、先ほど「電話線を繋げるだけではない」と紹介した理由です。決して、主装置などは勝手に触らないよう注意しましょう。

このように、ビジネスフォンの工事は、導入する規模の大小に関わらずある程度の手間が掛かるもの。当然、手間が掛かる分だけ時間も掛かると考えておく必要があるのです。

3.工事依頼はお早めに

先ほど、ビジネスフォンの工事には、手間も時間も掛かると紹介しました。その上、重要な部分での工事を行えるのは、「工事担任者」のみ。つまり、人員にも限りがあるのです。

工事依頼はお早めに!

みなさま、ビジネスフォン工事の依頼が殺到する時期をご存知でしょうか?それは、「2月〜3月」。いわゆる、新年度が始まる4月の少し前ということ。何事も新しくスタートする時期です。

オフィスの新設や移転、レイアウト変更なども4月に向けて行われます。当然、依頼が殺到すれば、それだけ工事業者も人員不足に。場合によっては、「予約がいっぱい」と工事依頼を断られることにもなります。

注意点としては、工事依頼は最低1ヶ月前にする!

しかし、上記のように4月に向けて工事を考えているのであれば、もう少し早い方がいいでしょう。例えば、3月頃に工事を行いたいのであれば、前年の12月以前に依頼するということです。

依頼したら終わりではない!

家庭用の電話機であれば、契約し接続すれば使用できます。ほとんど工事と呼べるものがないほどです。しかし、ビジネスフォンの場合には、主装置の設置や電話機の設定が必要となります。

特に注意したいのは、機器の位置や配線の通し方など「レイアウト」です。オフィス内には、ビジネスフォンの他にも多くのデスクや棚、コピー機などが配置されています。ビジネスフォンの工事では、これらオフィス内の状況と合わせてレイアウトを考える必要があるのです。

レイアウトは業務効率に直結する!

正直なところ、ビジネスフォンの工事において、機器や配線などは無理やりにでも設置することは可能です。しかし、それではオフィス内の配置が崩れ、結果的に仕事がしにくい環境になる危険性があります。

事実、ビジネスフォンの工事を依頼した場合、少なくとも数度。専門スタッフとの打ち合わせが行われます。これは、正しく現状を把握しより良いオフィス空間を設計するために必要な作業と言えます。

つまり、オフィス内の環境整備の為にも、ビジネフォンの工事には時間が掛かるのです。だからこそ1ヶ月以上前、できればそれ以上前に依頼するよう注意しましょう。

4.機能ごとに必要な機器も

ここまでビジネスフォン工事の注意点について、幾つかまとめてきました。ビジネスに便利な様々な機能が使えるビジネスフォン。ビジネスフォンの導入を決めた時点で、すでに活用したい機能もあるかと思います。

ここで1点、注意点があります。実は、ビジネスフォンと一括りにしていますが、機器の性能により使用できる機能に差があるのです。例えば、「留守番電話録音機能」が搭載されているものと、そうでないものなどです。

もし「中古だから」「安いから」という理由だけでビジネスフォンを選んだ場合、必要とする機能が装備されていない可能性があります。ビジネスフォンを選ぶ際には、必要な機能が間違いなく装備されているか、注意しておきましょう。

全端末を揃える必要はない!

先述した通り、ビジネスフォンによっては機能が異なります。しかし、だからとすべてのビジネスフォンを高価で高性能なもので揃える必要はありません。なぜなら、利用者側の社員にもそれぞれ求める機能が異なる為です。

例えば、営業職であれば外出中の電話対応として「留守番電話録音機能」があった方がいいでしょう。反対に、常にデスクで作業する事務職であればそれほど多くの機能は必要ありません。

このように、社員ごとや部署ごと、利用者に合わせた導入がビジネスフォンには求められるのです。

5.まとめ

今回は、ビジネスフォン工事の注意点ということでお話を進めてきました。ビジネスフォン1つとっても、工事内容や依頼時期、機器選びなど様々な注意点があるものです。

特に注意したいのが、やはり依頼時期。時期によっては、工事業者に依頼が殺到し「予約でいっぱい」ということもあります。少なくとも1ヶ月前、より良いオフィス環境を目指すのであれば、さらに早い方がいいでしょう。

ぜひ、十分な準備でビジネスフォン工事に臨み、満足できる設備投資を行ってください。

ビジネスフォンの工事マニュアル

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ビジネスフォン工事はここで決まる!打ち合わせのポイントとは

ビジネスフォン工事をご検討中のみなさま!ビジネスフォン工事の「打ち合わせ」は、十二分に行っていますでしょうか?ビジネスフォン工事の出来は、どれだけ業者との意見交換ができているのか、で決まると言っても過言ではありません。

だからこそ、ビジネスフォン工事での「打ち合わせ」は重要なのです。ただ、そう何度も経験するものではないビジネスフォン工事。打ち合わせでどのようなことを聞いたらいいのか、チェックしたらいいのか分からないと思います。

そこで今回は、ビジネスフォン工事の打ち合わせのポイントについてご紹介しましょう。チェックポイントや質問にまとめていますので、ぜひ打ち合わせ前の参考にしてみて下さい。

1.打ち合わせの必要性

「そもそも打ち合わせは必要なの?」という質問をいただくことがあります。確かに、一般家庭の電話工事であれば、電話会社に電話一本、書類を提出すればおおよそ問題ありません。

電話工事自体も、回線さえ通っているのであれば、あとは電話機と電話線を接続するだけ。設定自体も難しいものではなく、「電話工事で打ち合わせ?」と疑問を持つのも仕方ないのでしょう。

では、打ち合わせの必要性はあるの?

結論から申し上げると、「打ち合わせは必要!」と言えます。これは、ネット社会と言われる現代でさえ変わりません。その理由として、3つ挙げられます。

  1. 理由の共有
  2. 目標の共有
  3. 運用の共有

1.理由の共有

「理由を共有」すること、これが打ち合わせを行う理由として挙げられます。つまり、なぜビジネスフォンの導入、工事依頼をしようと思ったのか?どんな点に不満・不便を感じて依頼したいのかということです。

打ち合わせでは、業者側からビジネスフォン工事に関する様々な提案が出されます。業者側としても、利用者側の現状(不満・不便)を把握しておくことで、それぞれに合わせたベストな提案が出しやすくなるのです。

2.目標の共有

打ち合わせを行う上で、「目標の共有」も大切なポイントと言えます。つまり、求める回線数や電話機の台数、回線やサービスの種類など。どこまでのサービスを求めているのかということです。

打ち合わせでは、最終的にビジネスフォン工事をどのように進め。どのような結果を求めるのかを決めることとなります。業者側としても、利用者側が想像している「目標」を知ることで、それ以上の提案を出すことができるのです。

3.運用の共有

「運用の共有」についても、打ち合わせの段階から話しておくことをおすすめします。つまり、ビジネスフォンの工事後、どのようにサービスを活用し、どのような結果を求めているのかということです。

あくまでビジネスフォンは業務効率UPの為のもの。どのように運用していきたいのかが重要と言えます。打ち合わせの段階から話し合うことで、双方のイメージを共有。より満足度の高い工事結果に繋がるのです。

打ち合わせを十分に行わなかった場合、業者側と利用者側で認識に差が出る可能性があります。当然、その状態で工事を進めても、「こんなはずではなかった」と後悔する結果が待っているだけです。

十二分に打ち合わせを行うことで、より良いビジネスフォン工事の結果を得ることができるのです。

2.打ち合わせでのチェックポイント

ビジネスフォン工事において、打ち合わせの必要性についてはご理解いただけたと思います。では、実際に打ち合わせを行う上で、ぜひチェックしたいポイントをまとめました。

  1. 工事内容の説明
  2. 追加費用の説明
  3. 保証内容の説明

1.工事内容の説明

ビジネスフォン工事の打ち合わせでは、「具体的にどのような工事を行い」「どのような結果が得られるのか」を細かく決めていくこととなります。当然、具体的な話は業者側が行うもの。利用者側は気になる点を細かく質問するものです。

「工事内容の説明」が十分に行われたかは、打ち合わせでは重要です。中には十分な工事内容の説明も業者も。これでは、求める成果が得られないことに。仮に、説明が不十分であるのなら、別業者への変更を検討した方がいいでしょう。

2.追加費用の説明

ビジネスフォンに限らないことですが、工事というのは内容が不透明になりやすいもの。打ち合わせ時点では100万円だったものが、工事後には120万円や150万円にまで膨れ上がっていることは珍しくありません。

打ち合わせでは、「追加費用の説明」が行われるかもチェックポイントの1つ。大切なお金の問題を曖昧にする業者は「真摯」とは言えません。追加費用の可能性について、きちんと説明できる業者を選ぶことをおすすめします。

3.保証内容の説明

ビジネスフォンの工事というのは、サービスを利用するための段階の1つでしかありません。つまり、正常にサービスを利用できない状態では、正しく工事が行われたとは言えないのです。

「保証内容の説明」について、打ち合わせで行われるかも確認したいところ。一般的に、保証内容が手厚い業者ほど、自社のサービスに自信がある証拠です。より安心して、工事を任せることができると言えます。

ビジネスフォン工事の打ち合わせは初めて、という方も少なくないと思います。初めてでは、ついつい業者側のペースに巻き込まれることも。ぜひ、上記のチェックポイントを参考に、信頼できる業者と契約してください。

3.聞いておきたい3つの質問

ビジネスフォン工事を依頼するということは、すでに利用を開始したい期限があることと思います。例えば、4月のお店オープンに向けて、1月のオフィス移転に合わせてなど。期限までにサービスを利用できなければ、業務に支障が出てしまいます。

しかし、ただ打ち合わせを進めていたのでは、業者側のペースで工事が進められてしまうことも。結果的に、予定されていた工期よりも遅れることも考えられます。そこで、ぜひ打ち合わせで聞いておきたい3つの質問をご紹介しましょう。

  1. 見積書は今日明日中に頂けますか?
  2. 他業者さんが工事に関わりますか?
  3. 工期が延びる場合の対応はどうなりますか?

1.見積書は今日明日中に頂けますか?

見積書の提出が早い業者というのは、基本的にその他の対応も迅速な場合が多いと言えます。もちろん、細かな内容を話していない段階であれば、大まかな見積書で十分です。

反対に、見積書の提出に何日も掛かる業者は、多くの仕事を抱えている、または対応自体が遅いことが考えられます。求める期限に間に合わない可能性もあるので、より対応の早い業者を探した方がいいでしょう。

2.他業者さんが工事に関わりますか?

業者の中には、会社の規模により自社のみでおおよその工事が完了する場合。反対に、複数の業者と連携しながら工事を進めている場合があります。もちろん、どちらが「良い」「悪い」ということではありません。

ただ、期限を考えるのであれば、自社のみで工事できる業者の方がおすすめです。これは、複数の業者が工事に関わることで、その中の1社でも対応が遅いと全体的に遅れが発生しやすい為と言えます。

3.工期が延びる場合の対応はどうなりますか?

一般家庭向けの電話工事であれば、1日2日の遅れはそれほど問題ないかもしれません。しかし、ビジネスとして考えるのであれば、1日2日の遅れでさえ損失に。まして1週間1ヶ月の遅れとなれば莫大な不利益に繋がるリスクがあります。

当然、業者側もビジネスフォンの重要性については理解しているはず。場合により、「損害賠償請求」に繋がることも。万が一の事態を考えるのであれば、あらかじめ業者側の対応について質問しておくことをおすすめします。

上記の質問は、打ち合わせ中には中々できないことかもしれません。しかし、どの質問も円滑にビジネスフォン工事を進める上で重要なものと言えます。ぜひ、上記の質問を参考に、安心してビジネスフォン工事に臨んで下さい。

4.まとめ

今回は、ビジネスフォン工事における打ち合わせについてお話を進めてきました。打ち合わせの重要性からチェックポイント、忘れずしたい質問まで。ぜひ、実際の打ち合わせに活用して頂けたらと思います。

しかし、打ち合わせで最も重要なことは「納得できているか」ということ。仮に、打ち合わせ後に「モヤモヤ」しているのであれば、満足いく説明やサービスが提示されなかった証拠と言えます。

打ち合わせの目的は、業者側と利用者側、両者の「イメージ」を共有するということ。その為には、業者側が十分に説明し、利用者側が必要なだけ質問する場である必要があります。

ぜひ、満足いくまで打ち合わせを行い、みなさまの求めるビジネスフォンの導入を進めていきましょう。

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ビジネスフォンの工事日までに決めておきたい5つのポイント

オフィスの移設や新設はもちろん、オフィス内での人事異動や配置換えなど。ビジネスフォンの移設や増設が必要となる状況は様々です。当然、その為にはビジネスフォン工事を業者に依頼する必要があります。

しかし、日々の業務の中、ビジネスフォン工事をスムーズに進めるというのは思っている以上に手間の掛かるもの。正直、どこから手を付けたら良いのか分からなくなるのも仕方なのないことです。

そこで今回は、ビジネスフォンの工事日までに決めておきたい、5つのポイントについてご紹介しましょう。主に、業者との打ち合わせで話しておくポイントにもなるので、ぜひ参考にしてみてください。

1.予算

ビジネスフォン工事では、まず業者との打ち合わせが行われます。基本的に打ち合わせでは、必要な機器の選定から工事手順、工事日などが決められるものです。

まずは、「予算」を明確に!

正直なところ、業者側からすればできるだけ多くの予算を掛けたいもの。機器の数や工事日を増やし、工事の規模を大きくしたいものです。少しでも利益を得る為ということで、当たり前の考えと言えます。

反対に、利用者側からすれば、少しでも予算は少なく抑えたいもの。必要最低限の機器と工事の規模で、短い工事日で施工を終わらせられた方が助かります。工事日が長引けば、それだけ通常業務にも影響するでしょう。

ポイントとしては、最初の打ち合わせで予算を伝えるということ。

業者側としても、明確に予算が決まっていれば、その中で工事内容や工事日を設定することができます。少なくとも、必要以上に費用や工事日が増えるということはないのです。

2.レイアウト

工事日までに決めるものの中で、最も重要と言えるのが「レイアウト」。当然、打ち合わせの際には、専門スタッフと共にビジネスフォンの導入に関わるオフィス全体のレイアウト決めを話し合うこととなります。

レイアウトによっては、オフィス全体の環境が悪くなる!

「ビジネスフォン工事でレイアウト?」と思う方も少なくないものです。確かに、主装置や電話機などの配置・設定ということで考えれば、どこがレイアウトに関係するのかイメージできないと思います。

しかし、ビジネスフォン工事では、主装置と電話機を配線により接続します。つまり、各機器の数に応じて、オフィス全体に配線を張り巡らせることに。当然、配線の通し方によっては、レイアウト全体に影響を及ぼすこととなります。

レイアウトのポイントはオフィス全体のコンセプト決め!

レイアウト決めで重要となるのは「どんなオフィスにしたいのか」というコンセプトを決めるということ。この、コンセプトを明確にしておくのとしないのとでは、ビジネスフォン工事後の業務効率にも大きく差が生まれます。

3.グループ

ビジネスフォンごとの「グループ」を決めておくのも、工事日までに行う必要があります。これは、ビジネスフォンにはグループごとに使える機能があるため。例えば、以下のようなグループについてです。

  1. 個人ごと
  2. 部署ごと
  3. 代理ごと

1.個人ごと

ビジネスフォンには「内線」の機能が装備されています。内線とは、オフィス内でビジネスフォン同士なら無料通話できるというもの。個人ごとに内線番号を設定することが可能です。

2.部署ごと

「パーク保留」もビジネスフォンならではの機能の1つ。パーク保留とは、特定の番号への着信をグループ内のみで保留にしておくというもの。部署ごとに設定しておくことで、他部署の業務を妨げることなくスムーズな対応ができます。

3.代理ごと

ビジネスフォンでは「代理応答」という機能も使用することができます。代理応答とは、特定のビジネスフォンへの内線でも、グループ内であれば代理で応答できるというもの。部署や机ごとに設定しておくことで、関係ない社員が応答してしまうのを防ぐことに繋がります。

このように、工事日までにグループを決めておくことで、ビジネスフォンをより効率的に活用することができます。ただ、いきなり決めるのは難しいもの。業者と相談しながら進めていくのがおすすめです。

4.ファンクションキー

ビジネスフォンの工事日までには、「ファンクションキー」の割振りについても決めておくことをおすすめします。ファンクションキーとは、例えば以下のような機能です。

  • 外線ボタン…外線を発着信する
  • パーク保留ボタン…グループ単位で保留する
  • 代理応答ボタン…グループ内への内線を代理応答する
  • 不在転送ボタン…グループ内への内線を転送する
  • 短縮ボタン…設定済みの番号へ発信する
  • モード切り替えボタン…ビジネスフォン全体の機能切り替えする

など。

このように、ファンクションキーには、様々な機能をあらかじめ設定しておくことができます。当然、頻繁に使用する機能を設定しておくことで、業務効率UP!に。より効率的なビジネスフォンの導入に繋がります。

ちなみに、ファンクションキーは20〜30個ほど設定することができます。ただ、全てに設定してしまうと、逆に使いにくくなることも。ぜひ、工事日までに必要な機能だけを絞りこみ、業者に伝えておきましょう。

5.外線着信鳴動

「外線着信鳴動」についても、工事日までに決めておく必要があります。外線着信鳴動とはその名の通り、外線からの着信を「鳴動(音を鳴らす)」できるビジネスフォンのことです。

全て外線着信鳴動できると、かえって不便に!

「外線着信鳴動できた方が良いのでは?」と感じる方も多いと思います。ただ、全てのビジネスフォンで外線着信鳴動できる場合、発信先の相手と全く関係ない社員が電話に出ることに。当然、引き継ぎの手間も時間も掛かることになります。

どのビジネスフォンに設定すれば良いの?

ただ、どのビジネスフォンで外線着信鳴動させるのが良いのか決めるのは難しいもの。まして、100台1,000台単位での工事ともなればなおさらです。そこで、以下に外線着信鳴動させる基準をまとめました。

  • 役員席は外す
  • 各部署1台だけ
  • 業務担当者だけ
  • 電話窓口のみ

など。

業務内容や社員ごとの電話機の利用方法など、それぞれに状況は異なるもの。当然、外線着信鳴動の決め方というのも異なります。これもまた、社員や業者とよく相談しながら、工事日までに決めるようにしてください。

6.まとめ

今回は、ビジネスフォンの工事日までに決めておきたい5つのポイントについてご紹介しました。予算に始まり外線着信鳴動まで、ビジネスフォンの導入をスムーズに進める上で必要なものばかりかと思います。

ただ、忙しい日常業務の中、中々思うように決まらないことも。ポイントとしては、「社員の意見」も参考にすること。あくまでビジネスフォンを活用するのは社員たち。ぜひ、社員の使い易さを意識し、ビジネスフォンから業務効率UP!に繋げてください。

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ビジネスフォン工事はレイアウトが重要!働きやすいオフィス環境とは

ビジネスフォンの工事、「丸投げで良い」と思ってはいませんか?実は、ビジネスフォン工事はみなさま自身が主導して進めなければ、オフィス環境全体が悪くなる危険性があるのです。

特に、オフィス環境にとって重要なのが「レイアウト」。ビジネスフォン工事では、オフィス全体のレイアウトをどう維持するのか、どうより良くすのるかがポイントと言えます。ただ、いきなり「レイアウト」と言われても難しいものです。

そこで今回は、「働きやすい環境とは?」をテーマに、ビジネスフォン工事のレイアウトについてご紹介しましょう。レイアウト作りの基本について触れていますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.レイアウトの重要性

冒頭で、ビジネシフォン工事には「レイアウトが重要!」とご紹介しました。正直なところ、「ビジネスフォンって電話工事でしょ」「配線繋ぐだけでレイアウトは関係ないのでは?」と思う方は多いと思います。

ビジネスフォン工事にレイアウトは重要?

一般的に、オフィス内のレイアウトと言えば、机や棚を始め大きな家具・電化製品などの配置のことを指します。また、壁紙や証明などの雰囲気を左右するものをイメージする方もいるでしょう。

確かに、おおよそのレイアウトとは、「部屋全体をいかに過ごしやすい環境にするのか」を中心に考えられるもの。オフィス内で考えるのなら、オフィス机や棚などの配置により「動線(通路)」をどう確保するのかがポイントと言えます。

ビジネスフォン工事は「動線」に大きく影響する!

ビジネスフォン工事は、主装置と電話機を設置・接続するもの。当然、各機器は「配線」により接続されます。この配線を「どのようにしてオフィス内に通すのか」、これがオフィス全体のレイアウトに大きく影響するのです。

例えば、何も考えずに全ての配線を通路(動線)上に配置したとします。当然、移動する際には足元が気になりますし、見栄え的にも良いものではありません。壁や天井に這わしたとしても、単に配線を打ち付けただけやぶら下げただけでは同じです。

つまり、ビジネスフォン工事とは、現在のレイアウトを壊さず。反対に、「より過ごしやすい環境にできるか」が求められる工事なのです。

2.働きやすい環境とは


ビジネスフォン工事において、「レイアウト」の重要性についてはご理解いただけたと思います。ポイントは「過ごしやすいオフィス環境」です。ただ、いきなり過ごしやすさを問われても難しいと思います。そこで、過ごしやすいオフィス環境に欠かせない3つのポイントをご紹介しましょう。

  1. 安全
  2. 能率的
  3. 快適

1.安全

「安心」できるレイアウトが、オフィス環境には求められます。もちろん、安心には収入的なものや精神的なものなど様々です。ただ、ビジネスフォン工事であれば、主装置や電話機、配線などが業務の邪魔にならないこと。万が一にも、回線が断裂したり機器が故障しないことが挙げられます。

つまり、安心してビジネスフォンを活用できるレイアウトということです。

2.能率的

オフィス環境には、「能率的」なレイアウトもポイントの1つ。能率的とは、一定時間内にできる仕事量(効率)のこと。ビジネスフォン工事で考えるのなら、各装置や配線が業務しやすい位置にあること。内線や転送など、各種機能が使いやすく設定されていることが言えます。

つまり、能率的(効率的)にビジネスフォンを導入できるレイアウトなのです。

3.快適

「快適」と言えるレイアウトも、オフィス環境をより良くするためには必要です。一般的に、快適なオフィス環境と言えば、休憩スペースや無料飲食、託児所などがイメージしやすいと思います。しかし、ビジネスフォン工事では、いかに現在のレイアウトを崩さないか。反対に、より良いものにするため各配置を変更できるかがポイントです。

つまり、快適とはビジネスフォンを含めてレイアウト全体のバランス見直すことと言えます。

このように、ビジネスフォン工事では安全・能率的・快適の3つのポイントを意識しながら、レイアウトを考える必要があります。仮に、3つのうち1つでも欠けてしまうと、過ごしやすいオフィス環境から離れてしまうため注意が必要です。

3.レイアウト作りの基本

働きやすい環境について、安全・能率的・快適の3つのポイントが重要と紹介しました。そんなオフィス環境を作るためには、業者と共にレイアウトを考える必要があります。そこで、以下にレイアウト作りの基本をまとめました。

  1. コンセプト
  2. ゾーニング
  3. 動線
  4. レイアウト

1.コンセプト

まずは「コンセプト」作りから始めます。コンセプトとは、いわゆる「概念」のこと。ビジネスフォン工事では、どのようなオフィス環境を目指すのか。その為には、どんな機器が必要なのかなど。工事を進める上で必要となる「方針」を決める為のものです。

例えば、「開放的なオフィス環境」をコンセプトに置いたとします。ポイントとなるのは「開放的」ということ。机や棚の数を減らし、目線より上に障害物となるものを配置しないなどが考えられます。

2.ゾーニング

コンセプトが決まれば、次は「ゾーニング」です。ゾーニングとは、「空間」を決めるということ。ビジネスフォン工事では、オフィス全体での家具や機器、配線などの大まかな「間取り」を決める為の段階です。

「空間をどう確保するのか」というのは、オフィス内全ての「もの」との関連性を考える必要があります。仮に、1つでも空間を乱すものがあれば、全体的に使いにくいものに。実際にレイアウトを決める際の重要な基礎と言えます。

3.動線

ゾーニングにより大まかな間取りが決まれば、次は「動線」計画です。動線とは、人間が移動する為の「通路」をどう確保するかということ。ビジネスフォン工事では、特に「配線をどう通すのか」がオフィス全体の動線に大きく影響します。

一般的に動線計画では、通路の数は減らし、1本を広く取ることが考えられます。つまり、いかにシンプルな動線を確保できるかが、安全・能率的・快適なオフィス環境作りには重要なのです。

4.レイアウト

コンセプト・ゾーニング・動線まで決まれば、後は実際に「レイアウト」を作成するだけ。レイアウトとは、ここまで決めてきた3つの内容をもとに、細かい部分について設計していく作業なのです。ちなみに、オフィスレイアウトには、いくつかの基本形が存在しています。

  • 対向式…机を対面で配置する
  • 背面式…背中合わせになるよう机を配置する
  • スクール式…教室机のように配置する

など。

ビジネスフォン工事においても、上記のような基本形をもとにレイアウト作りが進められます。もちろん、ゾーニングや動線の段階により、基本形から外れたものでも問題ありません。重要なのは「コンセプト」に沿った形でレイアウトを作ることができるかです。

上記の「レイアウト作りの基本」は、ビジネスフォン工事に関わらず、オフィス環境をより良くする為の基本です。ビジネスフォン工事をきっかけに、ぜひオフィス全体のレイアウトを再確認してみてください。

4.レイアウト変更に注意!

ここまで、ビジネスフォン工事からオフィス全体のレイアウト決めについてお話を進めてきました。当然、ビジネスフォン工事を進める上では、業者の専門スタッフと共にレイアウトについては決めていくこととなります。

工事後のレイアウト変更に注意!

実際に、ビジネスフォン工事後に「ちょっと思っていたのと違う」と感じることは珍しくありません。おそらく、先ほど紹介した「レイアウト作りの基本」から外れてしまっていたのでしょう。

しかし、ビジネスフォンに関して言うと、工事後のレイアウト変更には注意が必要です。これは、レイアウト変更を勝手に行うと、以下のようなリスクが考えられる為です。

  • 配線の位置を間違え、ビジネスフォンが機能しない
  • 配線全体にまとまりがなくなり、オフィス環境が悪化する
  • レイアウト変更中に配線を断裂させてしまう

など。

上記のようなトラブルが発生すれば、再度ビジネスフォン工事の必要が。当然、それだけ費用も時間も掛かります。最悪の場合、数週間に渡りビジネスフォン全体が使用できない可能性もあるのです。

仮に、ビジネスフォンのレイアウト変更を検討するのであれば、まずは業者に相談することをおすすめします。

5.まとめ

今回は、ビジネスフォン工事においてレイアウトの重要性についてご紹介しました。ビジネスフォン工事はオフィス全体に影響を及ぼすもの。レイアウト次第では、オフィス環境が良くも悪くもなるとご理解いただけたと思います。

ビジネスフォン工事で重要となるのは、安全・能率的・快適なオフィス環境を意識すること。その為には、「レイアウト作りの基本」を中心に、業者と共にレイアウト作りを進めることが重要です。

ビジネスフォン工事は、オフィス全体の環境改善の機会と言えます。ぜひ、ビジネスフォンの導入と共に、より良いオフィス環境へのレイアウト変更についても検討してみてください。

ビジネスフォンの工事マニュアル

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無免許は違法?信頼できるビジネスフォン工事業者の選び方

みなさまのご自宅には、固定電話はありますか?一般的に、家庭用の固定電話は、電話会社と契約し電話機と電話線を接続するだけ。個人でも簡単に設置することが可能です。

反対に、ビジネスフォンではそうはいきません。ビジネスフォンの工事では、主装置(変換器)と固定電話(ビジネスフォン)の設置・設定を行う必要があります。

その上、ビジネスフォンの工事には「免許」が必要です。しかし、中には免許の無い作業員を雇用している工事業者も。当然、そのような工事業者を信頼することはできないと思います。

そこで今回は、信頼できるビジネスフォンの工事業者の選び方についてご紹介しましょう。

1.無免許は違法?

冒頭でお伝えした通り、ビジネスフォンの工事には免許が必要です。それは「工事担任者」と呼ばれるもの。国家資格の1つとして、電気通信事業法により定められた免許になります。

無免許だとどうなるの?

仮に無免許でビジネスフォンの工事を行うとどうなるのか。電気通信事業法(第180条)により、「2年以下の懲役」または「50万円以下の罰金」が課せられることとなります。

正直、「ビジネスフォンの工事ってそんなに重大なこと?」と不思議に思う方も少なくないでしょう。確かに、「感電」や「火災」のリスクはあるものの、単純にビジネスフォンの工事を行うのであればそれほど大掛かりな気はしません。

どうして無免許が問題なの?

ビジネスフォンの工事というのは、「電気通信工事」に当てはまります。そして、工事事業者は電話回線に直接触れることとなります。万が一、何かしらの設置ミスや設定ミスにより、電話回線に障害が発生したとします。

場合によっては、広い範囲での通信障害に発展する危険性も!

みなさまご存知の通り、通信網というのは国全体を支えるインフラの1つ。仮に一部でも障害が発生すれば、周りに大きな影響を及ぼすかもしれない重大な問題です。

少し大げさかもしれませんが、万が一にでも通信会社の基地局に異常が発生すれば、数万軒単位で電話が繋がらないという事態も。これなら、無免許により罰せられるというのも納得です。

2.工事業者の選び方

先述した通り、ビジネスフォンの工事を無免許で行うというのは、「違法」です。無免許の作業員で工事を進めるような事業者とは、決して契約しないことをおすすめします。

無免許かどうかは分からない!

現実問題、その作業員が免許を取得しているかどうかはまず分かりません。まして、作業員と顔を会わせるのは、あくまで工事の時。依頼時や打ち合わせ時には、営業担当者や専門スタッフが対応するものです。

では、どうすれば信頼できる工事業者を見つけられるのか?そこで、以下には、信頼できる工事業者の選び方を幾つかまとめてみました。ぜひ参考にしてみてください。

  1. 打ち合わせが綿密
  2. より良い提案が出る
  3. 十分な資料がある
  4. 質問に対して紳士
  5. 工事後を見据えている

1.打ち合わせが綿密

選び方としては、「打ち合わせ」に注目しましょう。ビジネスフォンの工事は、利用者側の要望やオフィスのレイアウトなど、様々な情報が必要となります。当然、綿密な打ち合わせがなければ集まらないものなのです。

仮に、打ち合わせの時間が短い、1度しか機会がないというのであれば注意が必要です。反対に、3度4度と打ち合わせの回数が多いところは、親身になってくれる工事業者が多いと言えます。

2.より良い提案が出る

「より良い提案が出る」というのも、選び方のポイントと言えます。どんな会社もそうですが、できれば売りたい商品を推したいもの。だからこそ、中には強引な提案で問題とされることがあるのです。

ビジネスフォンの工事でも、不必要なサービスや機器まで提案してくるところはおすすめしません。代わりに、十分な打ち合わせから、みなさまに合うサービスや機器を提案してくれる工事業者は信頼できるでしょう。

3.十分な資料がある

選び方として、「十分な資料」が準備されているかも確認してください。基本的に、企業間でやり取りを行う場合、そのサービスや商品に関する十分な資料を用意しておくもの。説明の根拠には欠かせないものです。

打ち合わせの際、A4用紙1枚。また、見開きのパンフレットしか用意していないというのは、資料として不十分と言えます。実際に渡さないとしても、様々な質問に答えられる資料を用意している工事業者の方が安心感があります。

4.質問に対して紳士

「質問に対して紳士」な受け答えができるというのも、選び方として重要なポイントです。お客様の質問に適切に答えられるかどうかは、営業職としての腕の見せ所。早くかつ的確に答えられるのが基本です。

もし、営業職の方が質問に答えられないのであれば、自社のサービスを知らないということ。反対に、すべての質問に適切な回答ができれる。また、分からない質問には「後日回答します」と返せる工事業者は紳士と言えます。

5.工事後を見据えている

「工事後を見据え」たサービス展開ができているかも、選び方としてチャックしたいところです。ビジネスフォンというのは、工事が目的地ではありません。あくまで、必要なサービスを安心・安全に利用するための工事です。

しかし、中には工事後の保証が少ない、または無いところもあります。それでは、万が一、工事後にトラブルが発生しても対応できません。ビジネスフォンの工事は、アフターフォローの充実した工事業者を選ぶのがおすすめです。

「相見積もり」を取るのがおすすめ!

相見積もりとは、複数の業者から同じ条件で見積もりを取ること。そうすることで、各社の料金設定を比較できるほか、打ち合わせ時の対応から工事業者の内情を確認することができます。

3.重要なのは信頼!

工事業者の選び方については、ご理解いただけたと思います。どれも、今すぐ実践できるものばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。

ただ、いきなりすべての選び方を試すというのは難しいかもしれません。まして、初めてのビジネスフォン導入ともなれば、不安や疑問が多いもの。そんな余裕は無いものです。

一番重要なのは、「信頼」できるかどうか!

ビジネスの基本は「信頼」です。そして、私たちは紳士や親身な相手に対して、無意識的に「信頼」を寄せるもの。つまり、「この工事業者なら信頼できる」と感じれることが、一番の選び方と言えます。

「信頼」と丸投げは違う!

よく「信頼しているから」とすべてを工事業者に委ねてしまう方がいらっしゃいます。正直、これはおすすめできません。なぜなら、ビジネスフォンはみなさまそれぞれの要求を元に、より良いオフィス環境の構築のために行われるもののためです。

信頼しているからこそ、気になることはその場で質問し。不満点については、納得できるまで話し合うことができるもの。工事業者側も、利用者側が積極的に行動してくれる方が、より良いサービスを提供しやすいのです。

4.まとめ

今回は、ビジネスフォンの工事業者の選び方についてご紹介しました。主に、打ち合わせ時の対応が選び方としてポイントと言えます。ぜひ、打ち合わせの際には、今回紹介した選び方を参考にしてみてください。

ただ、選び方のポイントはあくまで参考です。重要なのは、みなさまがその工事業者と「仕事がしたい」と感じられるか。より良いオフィス環境のために、大切なビジネスフォンの工事を任せられるほど「信頼」できるかどうかです。

おそらく、1社だけ見たのでは、本当に「信頼」できるかの見極めは難しいと思います。だからこその「相見積もり」。ぜひ、複数社から見積もりを取り、ビジネスフォン工事を任せられる1社を見つけてみてください。

ビジネスフォンの工事マニュアル

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立会いは必要?ビジネスフォン工事のよくあるトラブル例と対処法

一般向けの固定電話であれば、電話会社に工事を依頼するだけ。また、窓口で必要書類に記入するだけ。それほど手間もなく、何か注意した方がいい点などもありません。

反面、ビジネスフォンの工事ではそうはいきません。ビジネスフォンの工事では、機器からサービス、業者に至るまで決める必要が。全てを業者に「丸投げ」というのでは、求めるビジネスフォンを導入することは難しいでしょう。

そこで今回は、ビジネスフォン工事にありがちな、トラブル例と対処法についてご紹介したいと思います。ぜひこの記事を参考に、満足のいくビジネスフォン工事を進めてください。

1.よくあるトラブル例

冒頭でお伝えした通り、ビジネスフォン工事では、機器やサービス、業者など様々な事柄を決める必要があります。ついつい、重要なポイントを見逃してしまい、トラブルに発展することも。以下に、ビジネスフォン工事でよくあるトラブル例をまとめました。

  1. 手配時期が遅く期限に間に合わない
  2. 電話番号が以前と変わった
  3. オフィスの動線が悪くなった

1.手配時期が遅く期限に間に合わない

すでに工事を検討しているということは、オフィスなどの新設や移転などの時期に合わせて「いつまでに導入したい」という希望があるもの。ただ、日々の業務で忙しい中、ついつい工事の手配が遅くなることもあります。

しかし、時期によってはビジネスフォン工事が集中することも。例えば、新年度前の2月3月頃。気づいた時には業者の予約がいっぱいに。結局、ビジネスフォン工事を希望通りの時期に進めることができなくなるのです。

2.電話番号が以前と変わった

ビジネスを進める上で、電話対応の効率UPの為にビジネスフォン工事を検討される方は多いもの。当然、長く事業が続けば、それだけ「電話番号」はお客様たちに浸透し広まるものです。一種の「名刺」のようなものと言えます。

ただ、NTTはエリアごとに電話番号を管轄・管理しています。例えば、新設や移転など。別のエリアへ移動した場合、これまで使用してきた電話番号は使えず、全く別の電話番号が割り振られることとなります。

3.オフィスの動線が悪くなった

ビジネフォンの工事では、オフィス内に回線の変換器「主装置」と多機能固定電話「ビジネスフォン」を配線で接続・設置します。当然、主装置や電話機の数が増えれば、オフィス内のレイアウトに影響を及ぼす可能性があるのです。

オフィス内には、ビジネスフォンの他にもオフィス机や棚を始め、コピー機やPCなど様々なオフィス用品・機器が配置されています。どれも業務には欠かせないものばかり。仮に、レイアウトが大きく崩れてしまうと、オフィス全体が過ごしにくい環境に。業務効率の低下に繋がると言えます。

このように、ほんの少しのことでも、ビジネスフォン工事には大きく影響が。場合によっては、業務効率の低下に影響することも。最悪、ビジネスフォン工事を再依頼する事態になることも考えられます。

2.対処のポイント

先ほど、ビジネスフォン工事でよくあるトラブル例についてご紹介しました。どれも、知っていれば避けられるトラブルばかり。では、どうすればトラブルに巻き込まれないのか、対処のポイントをまとめてみましょう。

  1. 1ヶ月前には相談
  2. 電話番号の確認
  3. レイアウトの見直し

1.1ヶ月前には相談

ビジネスフォンの工事には、相談から打ち合わせ、工事と時間が掛かるもの。早い業者でさえ2週間前後、一般的には1ヶ月ほど掛かります。つまり、導入予定日がある程度決まっているのなら、少なくとも予定日の1ヶ月前には業者に相談する必要があるのです。

ただし、先述した通り、ビジネスフォン工事には2月3月頃など、いわゆる「繁忙期」が存在しています。4月に向けて、オフィスの新設・移転が集中するのでしょう。仮に、4月頃の導入を予定しているのであれば、1ヶ月前よりもさらに早く、2ヶ月3ヶ月前に相談するのが安心です。

2.電話番号の確認

先述した通り、NTTは電話番号をエリアごとに管理しています。その為、例えばエリアAからエリアBへ移ると、これまでの電話番号が使えなくなるのです。正直、ビジネスで電話番号が変わるのは、オフィスの移転よりも大変です。

対処としては、業者に相談した時点で、「電話番号が変わるのか?」については確認しておくことをおすすめします。仮に、どうしても変わるのであれば、取引先へは早めにお知らせしておく必要があるでしょう。

3.レイアウトの見直し

営業職のような外回りが中心の方を除き、多くの社員は1日の大半をオフィス内で過ごします。つまり、それだけオフィス環境が業務効率に繋がると言えます。事実、多くの企業でオフィス環境の整備は重要な課題とされています。

ビジネスフォン工事では、他の設備や動線に配慮した、より良いオフィス環境を作り出せる「レイアウト」が求められます。十分に社員のことを考えられたレイアウトであれば、ビジネスフォン工事は業務効率UPに繋がるのです。

ここで紹介させていただいたトラブル、対処法はあくまで一例です。そして、どれも業者に「丸投げ」したことにより発生したトラブルと言えます。利用者側が主導しビジネスフォン工事を進めることで、より良いオフィス環境作りに繋がるでしょう。

3.立会いは必要!

ここまでの内容から、ビジネスフォン工事は利用者側が「主体的」に動く必要があることは、ご理解いただけたと思います。そこで最後に、実際にビジネスフォン工事が始まった際、ぜひ実践していただきたいポイントがあります。

工事はできるだけ立ち会う!

トラブルはいつも工事の後に発覚するもの。ほとんどのトラブルは、工事開始までに対処・回避することができるものばかり。しかし、作業員も人間です。当然、「ついうっかり」でミスを引き起こすことは十分に考えられます。

ビジネスフォンというのは、主装置の設定ミスや配線のつなぎ間違いなど。ちょっとしたことで正常に機能しなくなります。中には、ビジネスフォン全体が故障する事態に発展するかもしれません。

工事後に発覚しても対処できない?

ビジネスフォンに限らず、工事というのは施工が終わった段階で、利用者側に「確認作業」を依頼します。そして、利用者側が「問題なし」と判断、書類にサインすることで工事終了となるのです。

書類にサインした時点で、正常に工事が終了したことを証明しています。つまり、工事後に何かしらのトラブルが発覚したとしても、業者側から十分な対応を得ることができない可能性があるのです。

工事の終わりには必ず立ち会う!

ビジネスフォンの工事は、日々の業務と並行して進めていく場合がほとんどかと思います。忙しい中、終始工事に立ち会うというのは難しいもの。できれば、立ち会わずとも安心できる工事をお願いしたいものです。

ただ、それでは上述したような事態に、その場で指摘することはできません。だからこそ、「工事の終わり」には必ず立ち会うように。せめて、最終チェックだけはきちんと自分の目で行い、納得した上で書類にサインするようにしましょう。

4.まとめ

いかがでしたか?今回は、ビジネスフォン工事のトラブル例と対処法ということでお話を進めてきました。どのトラブルも、少しの意識で未然に防げるものばかり。ぜひ、参考にしていただければと思います。

ビジネスフォン工事で最も大切なことは、「主体的」に動くということ。決して業者に「丸投げ」しないということです。ぜひ、積極的に業者とコミュニケーションを取り、トラブルなく、安全かつ納得出来るビジネスフォンの導入を目指してください。

ビジネスフォンの工事マニュアル

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工事依頼前に決めておきたい!ビジネスフォン選びの3つの基本とは

独立開業や新規事業の立ち上げ、オフィス移転など。ビジネスフォン工事を考える理由は、それぞれかと思います。そこで気になるのは、どんなビジネスフォンを選べば良いのかということでしょう。

ビジネスフォン自体が決まらなければ、実際の工事依頼にまで話を進めることができません。せっかく工事まで行ったにもかかわらず、求めるサービスや性能が足りていないのでは困ります。

そこで今回は、ビジネスフォン工事の前に知っておきたい。ビジネスフォン選びの3つの基本についてご紹介します。新品・中古・レンタルまで、幅広く紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

1.先ずは決めたい4つのこと

ビジネスフォンと一括りにしていますが、メーカーや機種により機能も性能も様々。そこでまず、ビジネスフォン工事の前に決めたい4つのことからご紹介しましょう。

  1. 必要な台数は何台ですか?
  2. 必要な回線は何本ですか?
  3. 回線の種類はどれにしますか?
  4. 求める機能は何ですか?

1.必要な台数は何台ですか?

ビジネスフォンの工事では、主装置と呼ばれる変換器が設置されます。主装置とは、回線と電話機(ビジネスフォン)の中継機の役割を果たすもの。そして、主装置にはそれぞれ接続できる回線や電話機の数が決まっています。

従業員の数は何名でしょうか?一般的に、ビジネスフォンは従業員の数だけ用意するもの。そこから必要なビジネスフォンの台数を予想し、工事の際には容量に合わせた主装置を設置するのが良いでしょう。

2.必要な回線は何本ですか?

先述した通り、ビジネスフォン工事で設置される主装置には、それぞれ接続できる回線の数が決まっています。つまり、工事後に大幅に回線数を増やしたい場合、再び工事依頼しなければならない可能性があるのです。

事業の規模として、必要な回線数は何本でしょうか?一般的に、日中着信する電話の量で考えるもの。多すぎても勿体無いですが、少なくとも回線がパンクしてしまうかもしれません。少し多めに契約するのがおすすめです。

3.回線の種類はどれにしますか?

ビジネスフォン工事では、主に3種類の回線が使用されています。

  • アナログ…アナログ信号を使用した回線
  • ISDN…デジタル信号(データ)を使用した回線
  • 光…光ファイバーケーブルを使用した回線

特徴としては、「アナログ」は昔ながらの回線として安定性があり、災害時などでも断線しにくいもの。「ISDN」は信号をすべてデータ化することにより、複数回線を1つにまとめることができるもの。「光」は光信号により大量データの高速通信ができるというものです。

普段、どのくらいの頻度で通話を行いますか?一般的に、通話量が少ないのであればアナログでも十分です。反対に、頻繁に通話を行うのであれば、回線数を確保しやすいISDNや光を選んだほうが良いと言えます。

4.求める機能は何ですか?

先述した通り、ビジネスフォンと一括りにしてはいますが、機器ごとに機能に差があるもの。主な機能としては、以下が挙げられます。

  • 転送機能
  • 留守番機能
  • 通話録音機能
  • 応答機能

など。

仕事でどのような機能を活用したいですか?一般的に、上記の機能はほとんどのビジネスフォンに搭載されています。しかし、中には搭載されていない機能も。工事前には、どの機能が必要か確認しておく必要があります。

実際に工事依頼を出した場合、業者の営業担当者と打ち合わせを行います。当然、上記のような内容が確認され、工事に向けた準備が始まります。スムーズに依頼ができるよう、あらかじめ決めておくことをおすすめします。

2.新品・中古・レンタルという選択肢

先ほどは、ビジネスフォン全体で決めておくことをご紹介しました。しかし、ビジネスフォンには「新品」の他に「中古」、「レンタル」という選択肢もあります。当然、工事依頼前には選択しておく必要が。以下に、各ビジネスフォンの特徴をまとめました。

新品のビジネスフォン

「壊れにくい」というのが特徴として挙げられます。一般的に、新品のビジンスフォンの耐久年数は、5〜7年ほど。長く利用することを考えるのであれば、新品を選ぶ方が良いでしょう。

また、「保証が充実」しているというのもポイントの1つ。各メーカーでは、基本的に新品のビジンネスフォンに対して1年前後の保証期間を設けています。販売店ごとに、さらに保証を充実させていることも珍しくありません。

「自由に選べる」というメリットも新品にはあると言えます。新品の中には、今年登場した最新機種から数年前のものまで含まれています。当然、製造されているまたは在庫がある機種であれば、必要に応じて選ぶことが可能です。

中古のビジネスフォン

「安く手に入る」というのは、中古ならではの特徴です。一般的に、中古のビジネスフォンは新品に比べて30%〜70%割引ほど。中には、工事とセットなら「中古のビジネスフォンは無料!」とキャンペーンもあるほどです。

また、「基本機能は十分」に装備されているで安心して導入できます。例えば、留守番電話機能や転送機能など。「この機能だけはぜった必要」と呼べるビジネスフォンの基本機能は中古でも問題なく利用できます。

「情報が多い」というのもメリットと言えます。機器というのは年数が経つほど、ネット上の情報が増えていく傾向にあります。例えば、「この機能どう活用すれば良いのかな?」と気になった際にも、中古であれば比較的簡単に情報を得ることができるでしょう。

レンタルのビジネスフォン

「短期利用」できるというのは、レンタルの大きなメリットと言えます。ビジネスフォン工事の中には、仮設事務所やイベント管理事務所など、一時的なものも。一時の利用の為だけに、新品や中古を購入する必要はないのです。

また、一時の利用であれば「導入コストが安い」というのもポイントです。一般的に、ビジネスフォンのレンタルでは、導入工事費や利用費、撤去工事費まで一括りに提供されています。

「最新機種が選べる」というのも、レンタルならではの特徴です。レンタルでは、利用者の求めに合わせてできる限り最新機種を揃えています。自分で新品を購入しても、数年後には古くなるもの。レンタルであれば、常に最新機種を利用することができます。

上記の通り、新品・中古・レンタルとビジネスフォンごとに特徴があります。正直「これが一番いい!」というものはありません。重要なのは、みなさまの「予算」や求める「機能」、実際の「利用状況」など。これらと照らし合わせながら、ベストなビジネスフォンの工事依頼することです。

3.「相見積もり」が大事!

ここまで、「ビジネスフォンの工事依頼の前に決めておきたいこと」ということでお話を進めてきました。しかし、いくら事前に決めておいたとしても、依頼する工事事業者によっては望み通りの結果は得られません。

「信頼」できる業者選びが重要!

ビジネスフォン工事は、オフィス内の環境をより良くする為、業務効率UPの為に行うもの。当然、大切なオフィス環境を任せるのですから、「ここに任せたい」と思える業者を選ぶ必要があります。

しかし、実際に工事業者を選ぶとなると、1社2社では中々「信頼」できる所に巡り合うのは難しいもの。まして、初めてのビジネスフォン工事ともなれば、業者側のペースに巻き込まれないようにするだけで精一杯です。

大事なのは「相見積もり」を取ること!

やはり、業者選びのポイントとしては「相見積もり」。つまり、複数社に相談し、それぞれから見積もりを提出してもらうということが大切です。相見積もりを取ることで、業者ごとの「価格設定」はもちろん、打ち合わせ時の「対応」も比較することができます。

できれば、3社以上から「相見積もり」を取り、「ここなら任せられる」と感じられる1社を見つけてください。

4.まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、ビジネスフォンの工事前に決めておきたいこと、ということでお話をいたしました。決めておきたい基本の4つから始まり、ビジネスフォンの新品・中古・レンタルの特徴まで。ぜひ、参考にしていただければと思います。

しかし、ビジネスフォン工事で最も大切なのは、「信頼」できる業者を選ぶということ。その為には「相見積もり」がおすすめ!ぜひ複数社から見積もりを取り、みなさまの求めるビジネスフォン工事に「真摯」に取り組める1社を選んでみてください。

ビジネスフォンの工事マニュアル

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